MAKALAH 7 P ALFAMART

MAKALAH

TUGAS TRAINING ENRICHMENT

7 PENGENDALIAN CALON COS

Di Susun oleh :

Nama               :  ANDRIAWAN

NIK                 :  15120802

Jabatan             :  ACOS

Toko                :  Pungkur2 (B318)

AC                  :  Tatang A.S

PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA, Tbk

2019

Kata Pengantar

Assalamualaikum wr.wb....

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang mana atas berkat  rahmat-Nya lah kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu yang telah di tentukan yang diberikan oleh Team training and development SAT DC Bandung1, bertujuan sebagai salah satu syarat untuk naik tingkat/jabatan menjadi C.O.S (Grade7)
Shalawat dan salam tidak lupa kita hadiahkan kepada junjungan alam Nabi besar Muhammad SAW, yang telah membawa kita dari alam jahiliah ke alam  islamiah.

Saya berterima kasih kepada :

·         Bapak Indra Frankly selaku Area Manajer

·         Bapak Tatang A.S selaku Area Coordinator

·         Bapak Ujang saepul selaku pembimbing training

·         Ibu Eli Setiani tercinta selaku Kepala toko saya Toko Pungkur2

·         Teman-teman yang telah membantu saya

Dukungan dan sikap moral yang di berikan oleh kedua orang tua saya
Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan , maka kritik dan saran pembaca sangat penulis harapkan, semoga makalah ini bermanfaat bagi para pembaca dan calon COS selanjutnya.

Assamualaikum wr. wb...

Penyusun,

                                                                                                 Andriawan

                                                                                                 NIK.15120802

Daftar Isi

Kata Pengantar .....................................................................................................

Daftar Isi ...............................................................................................................

BAB I  

Pendahuluan ...........................................................................................................

Visi, Misi & Budaya kerja alfamart ........................................................................

BAB II  

2.1 Pengendalian Persediaan ..................................................................................

2.2 Pengendalian Penjualan ....................................................................................

2.3 Pengendalian Gross Margin ..............................................................................

2.4 Pengendalian Biaya ..........................................................................................

2.5 Pengendalian Administrasi ...............................................................................

2.6 Pengendalian Lingkungan ................................................................................

2.7 Pengendalian Other Income ( Pendapatan lain-lain) ........................................

BAB III   PERMASALAH TOKO

3.1 Projek Masalah .................................................................................................

3.2 Solusi Masalah ..................................................................................................

3.3 Eksekusi Masalah .............................................................................................

BAB VI   PENUTUP

4.1 Kesimpulan  ......................................................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

            Perkembangan industri bisnis di Indonesia begitu sangat pesat, dengan seiring sarana  informasi yang menunjang sangat tidak sulit mencari informasi perkembangan bisnis di dunia internet. Banyak di dunia bisnis yang infonya dapat searching di google, untuk melakukan pemesanan atau hanya lihat-lihat saja. Tetapi hal itu tidak semua kalangan dapat mengaksesnya, di karnakan keterbatasan fasilitas dan kemampuan dalam mengoprasikan komputer dengan internet, dengan ini alfamart memberikan kemudahan-kemudahan dalam memenuhi kebutuhan konsumen untuk  semua kalangan, dengan membuka gerai di setiap lokasi agar konsumen lebih mudah mendapatkan kebutuhan sehari-hari.

           

Visi, Misi & Budaya kerja Alfamart

Visi      :

Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pembedayaan pengusaha kecil, memenuhi kebutuhan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global.

Misi :

1.        Memberikan kepuasan kepada pelanggan yang terfokus pada produk dan  pelayanan yang berkualitas unggul.

2.        Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakan tingkah laku / etika bisnis tertinggi

3.        Ikut berpartisivasi dalam membangun negara dengan menumbuh kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.

4.        Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh serta bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham, dan masyarakat pada umumnya.

Budaya kerja Alfamart

BUDAYA  ( 2 I & 3 K )

I ntegritas tinggi

I novasi untuk kemajuan lebih baik

K ualitas dan produktivitas yang lebih tinggi

K erjasama team

K epuasan pelanggan melalui standar pelayanan yang baik

Moto “ Belanja Puas, Harga Pas”

BAB II 

PEMBAHASAN

2.1.... PENGENDALIAN PERSEDIAAN

 Pengendalian persediaan adalah berbagai upaya yang berfokus pada pengelolaan stok yang tepat berdasarkan kebutuhan konsumen

1  Alur Keluar Masuk Barang

Ø  Warehause DC

Kelengkapan proses arus masuk barang dagangan :

1.    Faktur DC

2.    Barang dagangan

3.    Kotak peluru

4.    Data PO (via Aplikasi portal)

Kelengkapan proses arus keluar barang dagangan :

1.    Retur barang dagangan

2.    NRB + SJ1

Action personil toko :

1.    Cek faktur vs fisik

2.    Cek kotak peluru

3.    Cek nota retur dan SJ1

4.    Kirim kembali kardus/kontainer

Ø  Supplier BKL

Kelengkapan proses arus masuk barang dagangan :

1.    Faktur BKL

2.    Barang dagangan

Kelengkapan proses arus keluar barang dagangan :

1.    Retur barang dagangan

2.    NRB BKL

3.    BAP ( jika komputer error )

2  Alur Pengedalian Persedian Terdiri dari :

·       STOK

·       PENETAPAN STOK

·       HANDLING STOK

·       ADMINISTRASI

·       Faktor yang mempengaruhi stok

 MINOR-MPKM-DSI-OOS-STRUK-LEAD TIME-KAPASITAS DISPLAY-SALES

·      Penetapan Stock ( PKM )

Penetapan stok stok dilakukan berdasarkan kemampuan jual toko dengan kondisi sales, lead time, safety stok dan minor dari warehouse.

Rumus PKM = [ Avg sales QTY/day x (Lt + ss) ] + Minor

Variabel PKM

ü Average sales qty / day

Rata-rata penjualan atau potensi sales yang terjadisetiap harinya, biasanya diukur pertiga bulan

ü Lead time

Jarak terpanjang dari PB dikirim sampai dengan barang datang ke toko

Rumus :

LT=[Jumlah hari dalam 1 minggu : jumlah frekuensi pengiriman dalam satu minggu]+1

ü Safety stock

Stock aman terpanjang yang harus ada di toko jika kondisi delivery DC tidak kirim barang

·      Handling Product

   Penetapan Stok

1.    Tidak OOS

2.    Tidak Over Stok

3.    Hitung dan review PKM

4.    Monitoring stok secara berkala

   Penerimaan

1.    Jangan di lempar saat penurunan barang

2.    Teliti pengecekan

   Penataan

1.    Seuai Planogram

2.    Full display

3.    Kebersihan dan kerapihan

4.    Cek expired dab Fefo

5.    SO rutin

   Penyimpanan

1.    Food dan Non Food

2.    Recehan dan kartonan

3.    Penggunaan pallet

4.    Kebersihan dan kerapihan

5.    Cek expired & label expired

·      Kendalikan

BAD STOK-OOS-PRODAK LOST

1.    Bad Stok

Bad stock adalah suatu kondisi barang yang rusak baik secara fisik (kemasan) atau expired sehingga tidak layak jual dan konsumsi

Penyebab Bad Stok :

1. Personil Toko

2. Binatang

3. Konsumen

2.    Oos

Out Of Stock adalah barang tidak tersedia secara data (OH=0) atau barang tidak tersedia dirak display

Barang kosong terjadi karena :

1.  Prodak tidak ditemukan dalam bentuk yang diinginkan (rasa/ukuran)

2.  Prodak tidak tersedia secara data

3.  Prodak tidak tersedia di rak

3.    Loss Prodak

Lost product atau barang hilang adalah selisih QTY barang antara fisik dan data (OH), yang disebabkan oleh internal, eksternal dan administrasi

Formula NBH

NBH = ( total net salesx BTK) – Total barang hilang

·      Adminitrasi

1.         LPB

2.         Teliti penerimaan barang

3.         Tertib receive PO

4.         Tertib arsif LPB

5.         NBH

6.         Teliti saat retur barang

7.         Tertib arsif NR

8.         Cek rutin LPMP

9.         Stock Of Opname

10.     Teliti saat proses SO

11.     Tertib arsif adjust SO

2.2       PENGENDALIAN PENJUALAN

Definisi :

Adalah upaya yang berfokus kepada peningkatan penjualan toko

3 Pokok Pembahasan

·  Sales Per Day (SPD)

·  Struk Transaksion Day (STD)

·  Average Purchase Costumer (APC)

·      SPD atau Sales Perday adalah penjualan yang terjadi perhari ditoko, yang disebabkan kunjungan konsumen yang melakukan pembelanjaan ditoko

Formula                      

SPD = Total net sales / Jumlah hari kerja Total Net Sales = SPD x Jumlah hari kerja

·       Sales Transaction Day (STD) adalah jumlah konsumen yang datang ketoko dan melakukan transaksi pembelian perhari

Formula

STD = Total qtt struk / jumlah hari kerja Total QTY StStruk = STD x Jumlah hari kerja

Faktor yang dapat meningkatkan STD :

1.    Area Cooverage

2.    Pelayanan

Area Cooverage adalah luas cakupan area yang terdapat potensi area (jumlah KK, daya beli dan pertumbuhan) yang dapat dilayani dari suatu titik lokasi toko.

    

·       Average Purchase Costumer (APC) Adalah rata-rata pembelian konsumen di toko perhari

Formula

APC = SPD / STD

Faktor-faktor yang dapat meningkatkan APC

DISPLAY-PROMOSI-DAN PENAWARAN

Alur proses penawaran

Presenting

v  Menjelaskan keunggulan prodak

v  Menjelaskan program dan mekanisme promosi

Handling Objection

v  Arahkan konsumen terhadap keuntungan yang akan di dapatkan

v  Closing

v  Ucapkan terimakasih

v  Undang konsumen kembali

2.3       PENGENDALIAN GROSS MARGIN

Devinisi Gros Margin

Gros margin adalah laba kotor atau selisih yang didapatkan dari transaksi penjualan yang dikurangi harga pokok penjualan (HPP) kemudian dibandingkan dengan harga jual (%)

Devinisi Gros Margin Rupiah (Gross Profit)

Gros margin Rupiah (gross profit) adalah laba kotor atau selisih yang didapatkan dari harga penjualan yang dikurangi harga pokok penjualan (HPP) harga beli ke supplier

Barang-barang yang mempunyai margin tinggi :

• Buah                -   Yakult
• Sari roti           -   Private label
• Ice cream         -   RTD/ RTE

Formula

GM (Rp)         = Harga Jual – harga beli  GM (%)         = Harga Jual – harga beli x 100               Harga Jual

2.4       PENGENDALIAN BIAYA

Defenisi Biaya :

“Kebutuhan dengan nilai finansial yang harus terpenuhi untuk kelangsungan sebuah oraganisasi, terukur, terpola dan terkontrol penggunaannya”.

Jenis biaya toko

1.    Dapat dikontrol

·       Barang rusak

·       Barang hilang

·       Operasional toko

·       Listrik, air dan telpon

·       Karyawan & lembur

2.    Tidak dapat dikontrol

·       Sewa gedung

·       Izin usaha

·       Renovasi

·       Asuransi

·       Pajak

Biaya Operasional Toko

·       Seluruh ongkos yang dikeluarkan dan berhubungan dengan kegiatan operasional toko.

·       RRAK (Rencana realisasi anggaran kas)

RRAK atau Rencana Realisasi Anggaran Kas adalah dana yang disediakan pada masing-masing toko untuk membayar biaya-biaya rutin yang berhubungan dengan pengoperasian toko yang bersifat bulanan, agar peningkatan produktivitas optimalisasi penggunaan dan kendalikan biaya agar laba toko optimal.

Laporan Laba Rugi adalah bagian dari laporan keuangan sebuah perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba bersih dari aktivitas usaha

Laba/Rugi

1.    Laba adalah selisih positif antara pendapatan dan beban

2.    Rugi adalah selisih negatif antara pendapatan dan beban

KONPONEN LABA RUGI :

Pendapatan

Adalah arus masuk dari transaksi keuangan dalam periode tertentu

Hasil Penjualan

Pendapatan yang diperoleh dari pokok perusahaan ( Sales Per Day/SPD)

Pendapatan lain-lain

1.    Tenant

2.    Sewa

PROSEDUR PENGENDALIAN BIAYA :

1.         Lakukan penghematan energi listrik

2.         Lakukan penghematan air

3.         Peliharan dan jagalah asset (sarana dan prasarana) kerja dengan baik

4.         Lakukan pekerjaan dengan sikap dan perilaku yang baik

5.         Berhati-hatilah dalam penanganan produk atau barang dagangan

6.         Gunakanlah kebutuhan rutin toko secukupnya tidak berlebihan

MANFAAT PENGENDALIAN BIAYA

1.         Efisiensi biaya

2.         Maksimalisi keuntungan

2.5       PENGENDALIAN ADMINISTRASI

            Pengendalian administrasi adalah pengendalian yang ditujukan untuk mengetahui apakah sistem dan prosedur toko berjalan dengan benar.

Definisi :

Administrasi adalah kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengketik dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Jenis-jenis administrasi

a. Barang

- Register LPB

- Register NRB

- Rangkuman LPMP/NBH

- File Faktur DC/BKL

- File LPB/SJI

- FileNRB

- File SO

b. Surat

- File surat Masuk

- File surat Keluar

c. Data

- file perubahan planogram tag, class prodak

- file perubahan harga jual

d. Uang

- Map serahterima berangkas

- Map Acco pick up kasir

- RRAK

e.  Register Pelanggan toko

Defenisi :

Proses administrasi yang dilakukan untuk melakukan register atau pendataan bagi pelanggan toko yang potensial.

*Format buku register pelanggan toko :

NO	NAMA	ALAMAT	NO. HP	PRODUK KEBUTUHAN	KRITIK DAN SARAN

f.  Register penjualan manual

Defenisi :

Proses administrasi yang dilakukan untuk mendata penjualan manual, hal ini dilakukan ketika komputer kasir tidak bisa digunakan.

*Format buku register penjualan manual :

NO	TANGGAL TRANSAKSI	PLU	ITEM-ITEM MANUAL	QTY	RUPIAH	TOTAL RUPIAH	PARAF		PELAKSANAAN		ALASAN MANUAL
							CREW	ACOS/ /COS	SUDAH	BELUM

g.  Register setoran / pick up

Defenisi :

Proses administrasi yang dilakukan apabila kasir telah mendapatkan uang melebihi limit

Rp. 500.000,-

*Format buku register setoran / pick up

NO	SHIFT	MODAL	JUMLAH UANG PICK UP	TOTAL PICK UP + MODAL	CREW			PARAF
					KODE	NAMA	PARAF	CREW	COS /ACOS

h.  Register SO rokok

Defenisi :

Proses administrasi yang dilakukan untuk cross chek fisik rokok dengan data yang ada di komputer dan dilakukan setelah pergantian shift.

*Format buku register SO rokok

NO	PLU	DESC	FISIK BARANG			STOCK OH	SELISIH	PARAF
			DISPLAY	STOCK	TOTAL			CREW	COS /ACOS

i.   Register SO susu kaleng

Defenisi :

Proses administrasi yang dilakukan untuk cross chek fisik susu kaleng dengan data yang ada di komputer dan dilakukan setelah pergantian shift.

2.6       PENGENDALIAN LINGKUNGAN

Definisi :

Pengendalian lingkungan adalah kumpulan aktifitas merencanakan, menggerakkan dan mengontrol sumber daya sekitar untuk menciptakan kenyamanan dan keamanan.

Susunan Pendukung Kenyamanan

·         Rak                                                                  -   Lampu

·         AC                                                                   -   Emergency Lamp

·         Tape                                                                 -   Apar

·         Keranjang                                                        -   Genset

·         Kebersihan, kerapian personil toko dan kerapian area toko

Ruang lingkup keakraban

* Personil toko

* Konsumen

* Warga sekitar

* RT/RW

* Petugas keamanan

Keamanan & Ruang lingkup keamanan

Internal

1.      Lampu ultra violet

2.      Teralis / folding gate / tembok

3.      Alat pemadam kebakaran

4.      Stop kontak, kabel listrik dan lain-lain

External

1.      Warga sekitar

2.      RT/RW

3.      Aparat keamanan

Hal-hal yang dapat mempengaruhi keamanan

·         Kejahatan

·         Bencana

           

2.7       PENGENDALIAN OTHER INCOME

Defenisi :

Other Income merupakan pendapatan lain-lain diluar penjualan barang dagangan.

Tujuan Other Income

Meningkatkan keuntungan perusahaan dengan meningkatkan other income/pendapatan lain-lain.

Sumber Other Income Toko :

1.      Sewa space didalam area toko

2.      Sewa space diluar area toko

Sarana sewa didalam toko :

1.      Gardola

Adalah salah satu rak sarana promosi toko yang terletak didepan area sales utama, dengan posisi menghadap keluar toko yang biasa digunakan untuk men-display item sewa, mempunyai 6 selving

2.        Wing stack

Adalah sarana promosi yang berbentuk basket dan diletakkan disamping sisi gardola, 1 wing stack terdiri dari 5 selving.

3.        Stiker chiller

Adalah sarana sewa yang berada disisi atas chiller.

4.        Back wall

Adalah sarana sewa yang penempatannya dibelakang kasir terdiri dari 1 lemari dan 2 rak kabinat.

5.        Mini dispenser

Adalah sarana sewa yang diletakkan dimeja kasir untuk mempromosikan produknya.

6.        Standing rak

Adalah sarana sewa yang menggunakan standing rak (rak yang berdiri) yang letaknya didepan area sales.

7.        Pilar

Branding pilar adalah sarana sewa yang memanfaatkan pilar toko dengan tujuan untuk mempromosikan suatu produk ke costumer.

8.        Floor display

Adalah sarana sewa yang menggunakan ambalan/partisi dilantai toko.

9.    ATM

Kerjasama Bank

·       BCA                      

·       Mandiri      

·       BRI            

10.  Kiddies

Mainan anak-anak dengan menggunakan koin

Cara Meningkatkan Other Income

1.      Pengecekan sarana promosi

2.      Display

3.      Menjaga kebersihan area tenant

Report 44

Fungsi report 44

·         Untuk mengetahui dan mengecek product yang menggunakan sarana sewa yang ada ditoko.

BAB III 

PERMASALAH TOKO

3.1.... Projek Masalah

3.2.... Solusi Masalah

.........

3.3.... Eksekusi Masalah

BAB VI

PENUTUP

Kasimpulan

Dengan perkebangan zaman saat ini, banyak perusahaan yang bergerak dalam bidang retail. Karena semakin tingginya kebutuhan pokok manusia setiap hari Alfamart sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang retail yang bertujuan untuk memenuhi dan melayani kebutuhan pokok masyarakat.

Alfamart adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang retail yang berusaha untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dalam kehidupan sehari-hari maka untuk mewujudkan harapan tersebut harus dibutuhkan kerjasama team didalam satu lingkungan toko/dalam satu toko agar operasional perusahaan (Toko) dapat berjalan dengan lancar. Dengan adanya materi 7 Pengendalian  ini bisa membantu semua personil yang akan naik jabatan bisa melakukan pekerjaannya sesuai dengan standar dari perusahaan.